Die Mandatsannahme entscheidet in einer Anwaltskanzlei oft darüber, ob aus einer Mandatsanfrage überhaupt ein Mandat wird, und sie ist ein guter erster Schritt bei der Digitalisierung der Anwaltskanzlei. Zwischen erstem Anruf und erstem Beratungstermin liegen viele Handgriffe, und an jedem kann eine Anfrage liegen bleiben. Ich zeige Ihnen, welche Schritte Sie automatisieren können, wann ein Standard-Tool reicht und wann sich eine eigene Lösung lohnt, mit einem Beispiel aus unserem Projekt Defensio. Ablauf der digitalen Mandatsannahme von der Mandatsanfrage bis zur Termineinladung

Wo Mandatsanfragen heute verloren gehen

Läuft die Mandatsaufnahme von Hand, kosten vor allem Medienbrüche Mandate:

  • Viele Kanäle, kein Eingang: Telefon, E-Mail, Kontaktformular, Empfehlung; wer was notiert, ist offen.
  • Doppelte Erfassung: Dieselben Daten wandern in Kanzleisoftware, Kalender und Einladung. Jede Kopie ist eine Fehlerquelle.
  • Unklare Zuständigkeit: Wer hat heute Bereitschaft, wer kennt das Rechtsgebiet?
  • Kalender, die auseinanderlaufen: Der Bereitschaftskalender zeigt einen freien Termin, der Outlook-Kalender der Anwältin aber eine Verhandlung.
  • Fehlende Angaben: Läuft eine Frist, wer ist die Gegenseite? Sonst muss nachtelefoniert werden.
  • Keine Rückmeldung: Wer nichts hört, ruft die nächste Kanzlei an.

Mandatsannahme automatisieren: Diese sechs Schritte lohnen sich

Eine digitale Anwaltskanzlei braucht keine Komplettumstellung über Nacht. Für den Weg von der Anfrage zum Termin genügen sechs Bausteine:

  1. Mandatsanfrage strukturiert erfassen. Eine Eingabemaske legt fest, was beim Erstkontakt abgefragt wird: Kontaktdaten, Rechtsgebiet, Beteiligte und Gegenseite, eine kurze Schilderung, laufende Fristen und der gewünschte Zeitraum. Dieselbe Maske nutzt das Sekretariat am Telefon, und ein Online-Mandat-Formular auf Ihrer Website schreibt in dieselben Felder. Die Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO gehört direkt an diese Stelle.
  2. Kollisionsprüfung. Nach § 43a Abs. 4 BRAO dürfen Sie nicht tätig werden, wenn Sie in derselben Rechtssache bereits einen anderen Mandanten im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten haben. Software kann die erfassten Beteiligten gegen den Bestand abgleichen und Treffer markieren. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
  3. Die digitale Akte sofort anlegen. Aus der erfassten Anfrage entsteht ohne Abtippen eine Akte.
  4. Den ersten freien Termin im Bereitschaftskalender finden. Das System schlägt den nächsten freien Slot der Bereitschaft vor.
  5. Mit den Outlook-Kalendern der Anwälte abgleichen. Der Abgleich mit dem Outlook-Kalender der zuständigen Anwältin verhindert Doppelbuchungen.
  6. Die Einladung automatisch versenden. Termin, Ort oder Videolink und eine Liste der mitzubringenden Unterlagen gehen direkt an den Interessenten. Ein Mensch bestätigt den Vorschlag mit einem Klick, bevor er rausgeht.

Welche dieser Schritte bringen in Ihrer Kanzlei am meisten? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch, dann sehen wir uns Ihren heutigen Ablauf gemeinsam an.

Verschwiegenheit und Datenschutz von Anfang an mitdenken

Die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO bezieht sich auf alles, was Ihnen in Ausübung Ihres Berufs bekannt wird. Behandeln Sie die Angaben aus einer Mandatsanfrage deshalb von Beginn an wie vertrauliche Mandatsdaten.

Setzen Sie für Software oder Hosting einen externen Dienstleister ein, regelt § 43e BRAO die Voraussetzungen: sorgfältige Auswahl, ein Vertrag in Textform und eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt es, mitwirkenden Personen Geheimnisse zugänglich zu machen, soweit das für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Die Datenschutzvorschriften bleiben daneben bestehen, in der Regel brauchen Sie zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Technisch heißt das: Betrieb in EU-Rechenzentren oder in Ihrer eigenen Infrastruktur, Rollenrechte und Zwei-Faktor-Anmeldung. Das ist keine Rechtsberatung; stimmen Sie Details mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Standard-Tool oder eigene Lösung für die Mandatsaufnahme?

Nicht jede Kanzlei braucht Individualsoftware. Ein Standard-Tool oder das Modul Ihrer bestehenden Kanzleisoftware reicht oft, wenn

  • Sie einen Standort und einen gemeinsamen Kalender haben,
  • es keinen Bereitschaftsdienst mit wechselnden Zuständigkeiten gibt,
  • Online-Formular und Terminbuchung des Anbieters Ihren Ablauf abdecken.

Eine eigene Lösung lohnt sich eher, wenn

  • Bereitschaftskalender und persönliche Outlook-Kalender zusammengeführt werden müssen,
  • Ihr Rechtsgebiet bei der Aufnahme besondere Angaben verlangt, etwa beteiligte Behörden und deren Aktenzeichen,
  • die Anfrage ohne Umweg in Ihre vorhandenen Systeme wie Microsoft 365 oder SharePoint fließen soll,
  • Sie die Rechte am Quellcode behalten wollen.

Wenn ein Standardwerkzeug Ihren Prozess abdeckt, sagen wir Ihnen das, statt eine Entwicklung anzubieten.

Aus unserem Projekt Defensio: vorher und nachher

Defensio ist die Kanzleisoftware, die wir für eine Strafrechtskanzlei gebaut haben. Vorher: Die Erstannahme lief über eine Formular-App. Danach wurden die Daten von Hand in weitere Tools kopiert, bis aus der Mandatsanfrage eine Akte, ein Termin und die ersten Unterlagen geworden waren.

Nachher: Heute läuft alles in einem System:

  • Erfassung: Jede Mandatsanfrage erhält beim Anlegen eine Vorgangsnummer. Das Aktenzeichen wird erst vergeben, wenn die Akte tatsächlich entsteht. So bleiben Anfragen ohne Mandat sauber getrennt. Beteiligte Behörden werden mit Ort und Aktenzeichen erfasst.
  • Termin und Zuständigkeit: Der erste freie Eintrag im gemeinsamen Bereitschaftskalender in Microsoft 365 bestimmt Termin und zuständigen Anwalt. Termine im eigenen Outlook-Kalender des Anwalts, etwa bei Gericht, blockieren den Slot.
  • Einladung: Bei Videoanrufen legt das System ein Zoom-Meeting an. Das Sekretariat prüft die Vorschau und schickt die Einladung mit Kalendereintrag per Klick aus dem Kanzlei-Postfach. Verschiebungen und Absagen gehen automatisch hinterher.
  • Dokumente: Die Unterlagen für das Mandat entstehen aus den Daten der Akte und landen automatisch im SharePoint-Ordner der Akte.
  • Sicherheit: Abgestufte Rollen für Sekretariat, Anwälte und Administration sowie Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App.

Das Ergebnis: Der Personalaufwand für die Mandats-Erstannahme ist um 50 % gesunken, die Investition hatte sich nach fünf Monaten bezahlt gemacht (Quelle: RIT Services, Ergebnisse aus der Praxis). Das ganze Projekt beschreibt unsere Projektseite zu Defensio.

So starten Sie

Beginnen Sie mit dem Schritt, an dem heute die meisten Anfragen hängen bleiben, meist die Erfassung oder die Terminfindung. Ein erster Pilot ist bei uns meist nach zwei bis vier Wochen produktiv. Wie wir dabei vorgehen, lesen Sie auf unserer Seite zu Software und Automatisierung für Kanzleien.

Sie möchten Ihre Mandatsannahme digitalisieren? Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch. Wir sagen Ihnen offen, ob ein Standard-Tool genügt oder eine eigene Lösung sinnvoll ist.

Häufige Fragen zur Mandatsannahme

Was gehört in eine digitale Mandatsannahme?

Mindestens Kontaktdaten, Rechtsgebiet, Beteiligte und Gegenseite, eine kurze Sachverhaltsschilderung, laufende Fristen und der gewünschte Termin. Diese Angaben brauchen Sie für Kollisionsprüfung, Zuständigkeit und Terminplanung.

Darf eine Anwaltskanzlei für die Mandatsaufnahme externe Software-Dienstleister einsetzen?

Ja, unter den Voraussetzungen des § 43e BRAO: sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform, Verschwiegenheitsverpflichtung. Datenschutzrechtlich kommt in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO hinzu.

Ersetzt die Automatisierung die persönliche Prüfung?

Nein. Die Software sammelt Angaben und schlägt Termine vor; ein Abgleich auf Interessenkonflikte kann Treffer markieren. Ob Sie ein Mandat annehmen, entscheiden Sie.

Funktioniert das mit unseren Outlook-Kalendern?

Ja. Im Projekt Defensio berücksichtigt die Terminsuche den gemeinsamen Bereitschaftskalender in Microsoft 365 und die eigenen Outlook-Kalender der Anwälte.

Wie schnell ist eine Lösung einsatzbereit?

Ein erster Pilot ist meist nach zwei bis vier Wochen produktiv. Der Gesamtumfang hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden.